Management y OSPH - 3ª

EL MANAGEMENT EN LA GESTIÓN DE LASORGANIZACIONES AL SERVICO DEL PROGRESO HUMANO

3. El Management también es útil para la rentabilidad social

Existen las dos circunstancias cuya confluencia aconseja la reestructuración del marco institucional y la reordenación de los instrumentos de la cooperación al servicio de una ayuda más eficaz y más justa: La proliferación de organizaciones dedicadas a la cooperación al desarrollo y la coyuntura presupuestaria del Estado español y de las Autonomías. Estas dos razones obligan a una mayor disciplina en la ordenación del gasto y a un mayor rigor en su ejecución y control. ¿Qué precisan las Organizaciones al Servicio del Progreso Humano para conseguirlo? Necesitan emplear las técnicas de Management que les permita:

- Planificar con eficacia y acierto programas de acción.

-Métodos eficaces para fusionar las aspiraciones personales con las de la organización.

- Equilibrio entre las responsabilidades personales y las del equipo.

- Organizarse mucho mejor de cómo lo están en la actualidad.

- Disponer los recursos en función de los objetivos fijados, no únicamente de las buenas intenciones que puedan tener.

- Ejecutar/Delegar con un alto grado de efectividad.

- Coordinarse con otras instituciones similares o complementarias para ser más eficaces (fundamental en el caso de las ONG's).

- Estimular la participación activa, creadora y la entrega entusiasta de socios, amigos, colaboradores, voluntarios,… en definitiva de todo su entorno. Motivación y automotivación.

- Supervisión, control y autocontrol eficaz para corregir posibles errores.

- Sistemas de información transparentes, hacia el interior y hacia el exterior.

- Medir con precisión los resultados.

- Formar buenos líderes en cada proyecto.

- Clarificar los valores que encarnan y que las diferencian las demás.

- Evitar la sensación de pérdida de tiempo e ineficacia que supone el participar en continuas reuniones que carecen de un adecuado sistema de procedimiento.

- Realizar actividades que añadan valor y no costes.

- Ser creativos e innovadores para afrontar los cambios.

Pero nada de esto es posible hacerlo sin objetivos concretos. La eficacia es un reto de todos. Una organización puede agonizar por varios motivos, pero hay uno que siempre está presente: se han ido realizando mal las cosas más importantes durante mucho tiempo. Los resultados de la organización están en función del grado de eficacia de las personas que llevan a término cada una de las tareas. Cuanto mayor sea la responsabilidad y el poder de la persona en la organización, mayor será su impacto en los resultados. Cada persona tiene unas tareas asignadas que debe desarrollar: asegurémonos que todas son estrictamente necesarias, sino no lo son eliminémoslas. Toda tarea, por modesta que sea, influye en los resultados del colectivo, por eso debe estar orientada siempre hacia la calidad, controlando su logro de manera que nos permita: "Desarrollar, diseñar, producir y servir un producto o servicio de calidad, el cual debe ser lo más económico posible, útil y siempre satisfactorio para el cliente o usuario" (Haoru Ishikawa). Cuando obtengamos calidad como consecuencia de que todas personas que intervienen en los procesos se empeñan en obtenerla, el control de calidad ya no será necesario, pues "producir calidad" sería un proceso normal y natural del trabajo cotidiano. Esto es perfectamente aplicable en aquellos colectivos cuya finalidad es la rentabilidad social.

Desde el punto de vista del Management es conveniente realizar algunas reflexiones para adecuar los costes a la calidad en la actividad:

1. ¿Disponemos de algún medio para valorar y controlar los costes de forma detallada? Una vez que conozcamos estos datos ¿qué cosas concretas cambiaríamos? ¿Serían efectivos estos cambios en la ONG, la ONL, la Universidad, el Hospital,…?

2. ¿Somos capaces de identificar y atraer a los mejores colaboradores? ¿Realizamos algún tipo de selección, adecuado al perfil del voluntario o del colaborador que queremos para nuestra entidad? ¿Qué pasa cuando ya están en la organización? ¿Seguimos con rigor los progresos y la adecuación? ¿Corregimos, a tiempo, los posibles errores de la selección? ¿Existe un plan de integración? ¿Tenemos un plan de formación?

3. ¿Está cada puesto de trabajo ocupado por la persona más adecuada? Todos no servimos para lo mismo. A todos no nos gusta hacer lo mismo.ü Para muchas tareas se requieren conocimientos previos. No todos servimos para todo. Todos servimos para algo.

4. Saber descubrir las cuatro habilidades críticas para cada puesto e identificar la persona que las posee. ¿Por qué no preguntamos a la gente? ¿Conoce cada persona las funciones concretas que debe desarrollar? ¿Las tareas asignadas a cada persona figuran por escrito y corresponden al puesto de trabajo? ¿Se comprenden? ¿Están actualizadas? ¿Constan los limites de autoridad?

5. ¿Se especifica con claridad la situación del puesto en el organigrama, con las dependencias jerárquicas? ¿A quién se debe recurrir? ¿Quién puede ayudar? ¿Ante quién se deben dar explicaciones?

6. ¿Existen especificados los objetivos a alcanzar, redactados de forma medible? ¿En tiempo?ü ¿De forma económica? ¿Porcentaje de resultados que consideramos aceptables?

7. ¿Dispone cada persona de un manual de funcionamiento de su puesto de trabajo? ¿Con normas de actuación? ¿Decisiones-tipo? ¿Se actualiza?

8. ¿Se incluyen los circuitos administrativos de cada actividad? ¿Impresos? ¿Estadísticas? ¿Compartir información obtenida con otros departamentos? ¿Justificación de gastos?

9. ¿Se han eliminado las tareas innecesarias? ¿Se ha tenido en cuenta la simplificación de las actividades necesarias? ¿Están automatizadas al máximo las tareas simplificadas?

10. ¿Existen innovaciones encaminadas a mejorar? ¿Se premian las iniciativas personales? ¿Son reconocidas públicamente ante el resto de la organización?

Las Organizaciones al Servicio del Progreso Humano no deben quedar al margen de la excelencia mundial que busca proporcionar al cliente satisfacción en sus cuatro necesidades básicas: mejor CALIDAD, mejores COSTES, mayor FLEXIBILIDAD y RESPUESTA más rápida. Vivimos un momento histórico apasionante, no podemos dejarlo pasar convertido únicamente en buenos propósitos, hay que poner los medios, logrando "que las personas puedan ser capaces de desarrollar una acción conjunta al darles objetivos comunes, valores comunes, la estructura correcta y el continuo adiestramiento y desarrollo que precisan para alcanzar resultados y afrontar el cambio” (Peter F. Drucker).

Félix Velasco